VASTE ONBELASTE REISKOSTENVERGOEDING VERVALT VOOR THUISWERKERS
Santip december - 2020
UPDATE! De vaste reiskostenvergoeding per 1 oktober 2021 afgelopen.
BIJGEWERKT OP 15 JUNI 2021
In ieder geval tot 1 oktober 2021 kunnen de bestaande vaste reiskostenvergoedingen door de werkgever nog onbelast
worden vergoed.
In het vierde kwartaal van 2021 mag alleen een vaste reiskostenvergoeding worden verstrekt als de werknemer in dit
kwartaal op fulltimebasis minimaal 32 dagen (128 dagen in een heel jaar) reist van woonplaats naar werkplaats en
weer terug. Is dit minder en werkt de werknemer voortaan veel thuis? Dan kan de werkgever nog steeds een onbelaste
vaste vergoeding van 19 cent per kilometer geven.
Let op! De werkgever moet dan wel met behulp van nacalculatie beoordelen of de werknemer niet te veel gehad heeft.
Heeft de werknemer meer gehad, dan is dit meerdere bovenmatig en belast (tenzij hij dit moet terugbetalen).
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
UPDATE! De coronamaatregel voor de onbelaste vaste reiskostenvergoeding wordt verlengd tot 1 juli 2021.
BIJGEWERKT OP 30 MAART 2021
In ieder geval tot 1 juli 2021 kunnen de bestaande vaste reiskostenvergoedingen door de werkgever nog onbelast worden
vergoed. Ook al worden deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt. Voorwaarde is dat
het vaste vergoedingen betreft die al voor 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
UPDATE! De vaste reiskostenvergoeding wordt verlengd tot 1 april 2021. De vergoeding geldt ook voor niet
werkelijk gemaakte reiskilometers.
In ieder geval tot 1 februari 2021 kunnen de bestaande vaste reiskostenvergoedingen door de werkgever nog onbelast
worden vergoed. Ook al worden deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt.
Voorwaarde is dat het vaste vergoedingen betreft die al voor 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend.
In januari 2021 komt het kabinet terug op hoe het na 1 februari 2021 om wil gaan met de onbelaste vaste reiskostenvergoedingen.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Omwille van de coronacrisis werkten werknemers in 2020 meer dan ooit thuis en werd er niet of nauwelijks gereisd van
en naar werk. Toch ontvingen veel van deze thuiswerkers nog gewoon hun vaste reiskostenvergoeding. Veel werkgevers
kozen ervoor om dit door te betalen om zo hun werknemers tegemoet te komen. Thuiswerken brengt namelijk ook extra
kosten met zich mee voor de werknemer, zoals kosten voor gas en elektra. De vaste reiskostenvergoeding mocht hier
voor worden gebruikt.
Ook de wetgever was coulant: Ondanks een gewijzigd reispatroon mocht de belastingvrije vaste reiskostenvergoeding in
2020 toch worden verstrekt. Met ingang van 1 januari 2021 wordt echter een einde gemaakt aan deze coulance.
Wat betekent dit voor de werknemers?
Werknemers mogen voor thuiswerkdagen geen onbelaste reiskostenvergoeding meer ontvangen vanaf 1 januari 2021.
Welk vervoersmiddel de werknemer gebruikt doet er niet toe. De regels voor de vaste reiskostenvergoeding gelden zowel
voor de onbelaste 19 cent per kilometer met eigen vervoer als de vergoedingen voor openbaar vervoer.
Kortom: alleen daadwerkelijk gereden kilometers mogen belastingvrij worden vergoed. Alleen indien een werkgever kan
aantonen dat de werknemer 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, mag de vaste
reiskostenvergoeding onbelast worden betaald. Dit moet aantoonbaar zijn en daarom is het van belang dat de werkgever
en werknemer samen goed administreren op welke dagen er wordt gereisd en/of de werknemer aanwezig is op de vaste
werkplek.
Een uitzondering geldt indien een werkgever kan aantonen dat een werknemer 36 weken of 128 dagen per jaar naar een
vaste werkplek reist. Dan mag de vaste reiskostenvergoeding nog onbelast worden betaald. Dit moet aantoonbaar zijn!
Daarom is het van belang dat de werkgever en werknemer samen goed administreren op welke dagen er wordt gereisd
en/of de werknemer aanwezig is op de vaste werkplek.
Alternatief
Wilt u uw thuiswerkende werknemer toch tegemoet komen in verband met de gemaakte kosten? Maak dan gebruik van
de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR). Houd er wel rekening mee dat de vrije ruimte in 2021 beperkt wordt,
namelijk 1,7% over de eerste €400.000 (in 2020 is dit 3%). Ook biedt de WKR de ruimte voor belastingvrije vergoedingen
voor internet, telefoon en de kosten voor stoelen, bureau en computer.
Betaalt u op dit moment nog een belastingvrije, vaste reiskostenvergoeding aan uw werknemers? Zorg er dan voor dat u
tijdig schakelt en andere afspraken maakt met uw werknemers.
Minister Koolmees heeft onlangs aangegeven dat hij nog eens zal nadenken over de verlenging van de coulancemaatregelen,
maar op duidelijkheid wordt nog gewacht.
Uiteraard stellen wij u dan op de hoogte.
